26.08.2026
HR-järjestelmämarkkina on muuttunut – myös ostamisen pitää muuttua
HR-järjestelmän ostaminen on muuttunut, mutta ovatko organisaatioiden hankintatavat muuttuneet samassa tahdissa? HR-järjestelmän hankinta ei mene enää saman kaavan mukaan kuin 20 vuotta sitten. Pikkuhiljaa kaikki järjestelmät ovat siirtyneet pilveen. Erityisesti yrityspuolella on nähty jo vuosia modernien pilvipohjaisten HRIT-ratkaisujen aalto. Julkisella sektorillakin omat konesalit alkavat jo kolista tyhjyyttään. Osa edelleen myynnissä olevista pilvipalveluna myytävistä järjestelmistä on toki teknologiapohjaltaan 90-luvulta tai jopa myöhäiseltä kivikaudelta, eli ajalta ennen internetiä.
Suuret kansainväliset teknologiayritykset, kuten SAP ja Oracle ovat siirtyneet pilveen samalla, kun markkinaan on vyörynyt yhä enemmän kevyitä ja ketteriä, erittäin nopeasti käyttöönotettavia ja tuotteistettuja järjestelmiä, kuten Hailey HR, HiBob ja Teamtailor. Nämä kevyemmät ratkaisut saa helpoimmillaan käyttöön rekisteröitymällä itse palvelun käyttäjäksi ja aloittamalla järjestelmän konfiguroinnin ”oman näköiseksi”.
Asiakkaiden ostokäyttäytyminen on samalla muuttunut
Enää ei tyydytä ratkaisuun, jossa teknologiatoimittaja tai teknologiatoimittajan kumppanit ovat ainoita, jotka pystyvät konfiguroimaan järjestelmää, vaan asiakkaat haluavat itse päästä ns. konepellin alle. Tämä on osaltaan markkinoiden tuomaa kyvykkyyttä, mutta saattaahan taustalla olla myös kyllästyminen siihen, että järjestelmän ylläpito on ollut pitkälti konsulttien varassa ja kustannukset ovat usein karanneet käsistä.
Joka tapauksessa erityisesti kevyemmät, modernit ratkaisut on rakennettukin nimenomaan sille ajatukselle, että asiakas luo järjestelmän sisällön itse. Usein ratkaisut tarjoavat pohjaksi valmiita best practice -malleja, jotka nopeuttavat käyttöönottoa. Integraatioiden toteutus on tosin joskus haaste tällaisissa ratkaisuissa. Toki useimmat ratkaisut tarjoavat vähintään kohtuulliset mahdollisuudet rakentaa itse myös perustason integraatiot vähintäänkin palkanlaskentaan ja käyttövaltuushallintaan.
Järjestelmän hankintaprosessi on myös muuttunut. Jos perinteisesti tutustuttiin ratkaisuihin ja pyydettiin sitten tarjoukset niin itse ratkaisusta kuin käyttöönottoprojektista, nykyisin moni miettii ensin lähtökohdat koko hankinnalle uusiksi. Hankitaanko järjestelmä nykyisten prosessien ehdoilla vai muutetaanko prosesseja järjestelmän ehdoilla? Milloin kannattaa mukauttaa omaa prosessia järjestelmän standardiin ja milloin järjestelmän pitää mukautua organisaation tarpeeseen? Miten integraatiot halutaan rakentaa ja miten järjestelmä istuu organisaation integraatioarkkitehtuuriin? Moni miettii myös toimittajalukkoja ja miten niitä voidaan välttää.
Huolellinen hankkeen valmistelu kannattaa
Törmään silloin tällöin asiakkaisiin, joilla omien sanojensa mukaan on koko järjestelmähanke alusta lähtien lähtenyt väärille jengoille. Hankintaprosessissa on silloin väistämättä mennyt jotain pieleen. Syy ei kuitenkaan aina ole ostajassa, vaan hämmentävää kyllä, markkinoilla on myös toimijoita, joiden esittämät lupaukset järjestelmän kyvykkyyksistä eivät lopulta ole vastanneet todellisuutta.
Kevyemmän pilvipalvelun kohdalla on mahdollista ottaa järjestelmä helposti koekäyttöön, jolloin mahdolliset puutteet voidaan löytää huolellisella testauksella ja koekäytöllä. Useimmat järjestelmät vaativat kuitenkin edelleen käyttöönottoprojektin, jonka aikana järjestelmä sovitetaan asiakkaan tarpeisiin joko toimittajan toimesta, yhteistyöllä tai pitkälti asiakkaan omin voimin. Näin ollen järjestelmän yksityiskohdat ja niihin liittyvät puutteet paljastuvat usein vasta käyttöönoton aikana.
Hankintaa ja järjestelmävalintaa ei kannatakaan perustaa pelkästään toimittajan tuote-esittelyyn eli demoihin ja niiden pohjalta pyydettyihin tarjouksiin. Demo toki näyttää, mitä järjestelmä parhaimmillaan tekee, mutta tarjoajat eivät yleensä nosta esille ratkaisun merkittäviä puutteita. Ja osaisivatko nostaakaan, jos tarpeita ei ole kuvattu auki?
Hankintavaiheessa olisi syytä selvittää mm:
- miten järjestelmä toimii juuri meidän prosessissamme
- mitä joudumme muuttamaan omassa toiminnassamme
- mikä on standardia
- mikä vaatii konfigurointia
- mikä vaatii lisämoduulin
- mikä vaatii integraation
- mikä on mahdollista vain räätälöimällä
- mitä joudutaan tekemään järjestelmän ulkopuolella
- mitä mikäkin vaihtoehto maksaa koko järjestelmähankinnan elinkaaren aikana
- ja mikä ei oikeasti onnistu lainkaan
On myös hyvä tunnistaa, että yksi järjestelmä ei taivu kaikkien asiakkaiden tarpeisiin, eikä koko markkinatarjonta koskaan ole aidosti vaihtoehto. Toiselle kevyt ja ketterä järjestelmä istuu kuin nenä päähän ja toiselle se on aivan liian ohut.
Siksi ensin pitää ymmärtää oma tarve sekä ymmärtää markkinan tarjonta. Tämän jälkeen voidaan arvioida, mitkä ratkaisut ovat meille realistisia vaihtoehtoja. Ja vasta sen jälkeen voidaan vertailla niitä faktapohjaisesti.
Ostajan onkin hyvä pysähtyä hetkeksi kuvaamaan vaatimuksia ja reunaehtoja järjestelmähankinnalle. HR-prosessien äärelle kannattaa toki istahtaa hieman pidempäänkin ja miettiä, millä tavalla käytäntöjä ja prosesseja halutaan kehittää ja mitä tukea uudelta järjestelmältä odotetaan tähän. Ei siis hankita järjestelmää eilisen tai tämän päivän tarpeisiin, vaan pyritään varmistamaan, että nyt hankittava järjestelmä on tulevaisuuden kestävä ratkaisu.
Tekoälyäkään ei teemana voi sivuuttaa
Kun järjestelmää ollaan hankkimassa pitkäksi aikaa, yksi hankalimmista kysymyksistä on se, mitä emme vielä edes osaa tänään vaatia. Kukapa olisi vielä neljä-viisi vuotta sitten uskonut, miten tekoäly muuttaa arkeamme? Jokainen itseään kunnioittava HR-järjestelmätoimittaja on lisännyt tuote-esitteisiinsä maininnat tekoälystä. Tosiasiassa tekoälykyvykkyydet toki vaihtelevat ja osassa järjestelmiä kyse on enemmänkin mainoslauseista, toiset taas ovat hyvin pitkällä tekoälyn hyödyntämisessä.
Tekoälyn käyttöä säädetään EU-asetuksella, jonka vuoksi GDPR:n ohella myös tekoäly tulee tänä päivänä huomioida osana hankintaprosessia. Joka tapauksessa tekoäly on syytä huomioida HR-järjestelmähankinnassa vähintäänkin varmistamalla, että asiakkaalla on mahdollisuus vaikuttaa, mitä henkilötietojen käsittelyyn liittyviä tekoälytoimintoja järjestelmässä otetaan käyttöön. Myös ja erityisesti tekoälyyn liittyvien riskien äärelle on hyvä pysähtyä hetkeksi.
En lähde tässä kohtaa avaamaan enempää tekoälystä, vaikka aihe olisi oman bloginsa veroinen. HENRYn sivuilla on aiheesta loistavia blogikirjoituksia, joita kannattaa lukea! Myös tulevassa webinaarissa aihetta sivutaan vähintään ohuesti.
Älä unohda sopimusehtoja
Kun järjestelmävalinta on saatu tehtyä, päästään sorvaamaan sopimusta yhdessä toimittajan kanssa. Hyvin valmistellussa hankinnassa ostajan keskeiset reunaehdot sopimukselle on tuotu mukaan jo hankintavaiheeseen, tarjouspyynnön yhteyteen. Julkisissa hankinnoissa tämä on melkeinpä pakollinen osa hankinta-aineistoa.
IT-osasto saattaa asettaa omia reunaehtojaan tai toiveitaan sopimukselle, tietosuojavastaavalta tulee takuuvarmasti huomioita ja saattaapa hankintaosastollakin olla sanansa sanottavana. Jos sopimusehtoihin herätään vasta, kun järjestelmävalinta on jo tehty, ollaan heikoilla suhteessa toimittajaan.
Sopimusneuvottelujen asetelmaan voikin merkittävästi vaikuttaa hankintaprosessilla. Liian aikaisin ei kannata paljastaa, mihin ratkaisuun ollaan päätymässä eikä luovuttaa näin neuvotteluvoimaa pois omista käsistä.
Samaan aikaan on hyvä ymmärtää, että valtaosa teknologiatoimittajista tekee sopimukset käytännössä omilla vakioehdoillaan. Mukaan saa rajatusti omia ehtoja, mutta sekin on usein mahdollista erityisesti paikallisemmissa ratkaisuissa sekä teknologiatoimittajan paikallisen toimittajakumppanin kohdalla.
Sopimusehtojen äärelle on siis syytä pysähtyä jo hyvissä ajoin hankinnan valmisteluvaiheessa!
Hanketta tehdään yleensä muun työn ohessa
HR-järjestelmähanketta ei yleensä tehdä tyhjiössä. Samat ihmiset, joiden pitäisi valmistella hanketta, vastaavat samalla HR:n päivittäisestä työstä. Mitä suuremmasta organisaatiosta ja hankkeesta on kyse, sitä enemmän hankinta sitoo resursseja. Onnistuminen ei olekaan pelkästään hyvän vaatimusmäärittelyn tai järjestelmävertailun kysymys. Myös hankkeen organisointi, aikataulutus ja resurssien varaaminen pitää miettiä huolella.
Pahimmillaan hankinta voi jäädä jopa kokonaan käynnistymättä, kun sitä ei pystytä viemään läpi muun päivittäistyön ohessa.
Miten sitten onnistut HR-järjestelmähankinnassa?
Jos HR-järjestelmän hankinta tai sen valmistelu on organisaatiossasi ajankohtaista, tulevassa HENRYn järjestämässä webinaarissa saat käytännön näkökulmia siihen, miten hankkeeseen kannattaa valmistautua, miten eri ratkaisuja kannattaa vertailla ja miten tunnistaa jo hankintavaiheessa ne asiat, jotka muuten voivat tulla kalliisti vastaan käyttöönotossa. Tule mukaan webinaariin 'Miten onnistut HR-järjestelmähankinnassa?' 9.9.2026 klo 9.00-10.30.
Matti Vepsäläinen
Tämän blogin kirjoittajana ja webinaarin asiantuntijana toimii Matti Vepsäläinen, joka on pitkän linjan HRIT-ammattilainen. Hän on toiminut yli 26 vuotta HR-järjestelmien parissa erilaisissa tehtävissä, ensin 15 vuotta järjestelmätoimittajan roolissa ja viimeiset 12 vuotta hankintakonsultin roolissa. Näiden roolien kautta hänelle on kertynyt näkökulma sekä järjestelmätoimittajan että järjestelmää ostavan organisaation puolelta – ja erityisesti siihen, missä HR-järjestelmähankkeet yleensä onnistuvat ja missä ne alkavat mennä pieleen.