02.10.2025
Onko HR oikea koti whistleblowing asioille?
Kaikissa yli 50 henkeä työllistävissä organisaatioissa on nyt muutaman vuoden kokemus väärinkäytösten ilmoittamisjärjestelmän toimivuudesta. Monelle on tullut yllätyksenä, että pelkkä kanavan tekninen toteutus ei riitä – tarvitaan koulutukset, tietosuoja, prosessit ja osaaminen.
Mutta entä HR:n rooli? Usein HR on luonnollinen valinta osaksi ilmoituksen tutkintatiimiä. Joissakin organisaatioissa HR on jopa päävastuullinen. Se voi tuntua loogiselta: HR hallinnoi konflikteja, salassapitoa, henkilöstöprosesseja. Silti vaakakupissa painavat myös kysymykset luottamuksesta, riippumattomuudesta ja riskien hallinnasta.
Tässä viisi kriittistä näkökulmaa HR:n roolista osana whistleblowing-tutkintaa ja ilmoitusten käsittelyä.
1. Luottamus vai kontrolli – ristiriita vai mahdollisuus?
HR nähdään usein organisaation “ihmisten asialla” olevana toimintona — mutta samalla se on osa johtamisjärjestelmää ja strateginen toimija. Tämä kaksoisrooli voi herättää kysymyksiä: voiko työntekijä luottaa HR:ään, jos ilmoitus koskee esihenkilöä tai johtoa? Jos HR koetaan liiaksi työnantajan edustajana, ilmoittamiskynnys voi nousta.
Parhaimmillaan HR:n mukanaolo tuo ilmoituskanavaan inhimillisyyttä ja linkittää sen organisaation arvoihin ja vuorovaikutuskulttuuriin. HR voi toimia valvojana tavalla, joka lisää turvallisuutta — ei pelkoa.
Whistleblowing-kanava tulisi nähdä kokonaisuutena, joka tukee eri osapuolten turvallisuutta: se suojaa ilmoittajaa kostotoimilta, organisaatiota väärinkäytöksiltä, sidosryhmiä epäterveiltä ilmiöiltä ja yhteiskuntaa rikkomuksilta. Tällä monitasoisella turvallisuusajattelulla organisaatio saa parhaan hyödyn tämän lakisääteisen velvoitteensa täyttämisestä.
2. HR kulttuurin rakentajana ja riskien portinvartijana
HR:llä on jo olemassa kulttuurinrakentajan rooli: rekrytointi, perehdytys, arvot, eettiset periaatteet ja vuorovaikutus. Whistleblowing istuu tähän kokonaisuuteen eettisenä toimintamallina, joka mahdollistaa epäkohtien esiin tuomisen turvallisesti.
Tärkeää on, miten HR puhuu ilmoituskanavasta. Sanavalinnoilla ja sävyllä on väliä. Puhutaanko neutraalisti ilmoituskanavasta vai negatiivisesti ilmiantokanavasta? Huokaillaanko uudesta lakisääteistä velvoitteesta - vai kerrotaanko, että on uusi hyvä ja turvallinen keino varmistaa, että mahdollisista väärinkäytöksistä voi ilmoittaa turvallisesti? HR voi vaikuttaa paljon siihen, millainen kulttuurinen asema kanavalle syntyy.
Tutkintatiimin jäsenenä HR voi osaltaan varmistaa, että ilmoitukset käsitellään lainmukaisesti ja asianmukaisesti. Samalla on tärkeää varmistaa toimivat rakenteet: riippumattomuus, selkeät roolit ja avoimuus ehkäisevät huolta siitä, että HR:llä olisi jokin muu kuin yhteinen etu pelissä.
3. Eturistiriidat – entä jos ilmoitus koskee HR:ää?
Aina on mahdollista, että ilmoitus koskee HR:ää tai sen sisäpiiriä. Tällöin HR ei voi osallistua käsittelyyn, jotta puolueettomuus säilyy.
Organisaation on hyvä varmistaa, että tutkintatiimi on riittävän laaja ja monipuolinen. Hyvä koko tiimille on 3-4 henkeä ja monipuolinen osaamistausta. Vahva tiimin kokoonpano estää jääviyden ulottumisen kerralla kaikkiin tiimin jäseniin. Tämä suojaa järjestelmän uskottavuutta ja ilmoittajan kokemusta oikeudenmukaisuudesta.
4. Osaaminen - sääntely ja tutkinta
Useimmissa organisaatioissa HR:llä on hyvä kyvykkyys käsitellä ihmissuhde- ja konfliktitilanteita. Ilmoittajansuojan piirissä on kuitenkin tällä hetkellä mm. julkiset hankinnat, finanssipalvelut, -tuotteet ja -markkinat, rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estäminen, tuoteturvallisuus, liikenneturvallisuus, ympäristönsuojelu, säteily- ja ydinturvallisuus, elintarvikkeiden ja rehujen turvallisuus sekä eläinten terveys ja hyvinvointi, yksityisyyden ja henkilötietojen suoja sekä verkko- ja tietojärjestelmien turvallisuus, valtion tuet sekä kilpailusääntely. Lain soveltamisalaan on sisällytetty edellä mainituilta oikeudenaloilta niin EU- kuin kansallisen tason sääntely. CSDDD:n myötä sisältöihin tulee laajennusta.
Tulkinta ilmoituksen osumisesta ilmoittajansuojan piiriin ei kuitenkaan ole täysin tutkintatiimin arvion varassa. On hyvä muistaa, että kyse on ilmoittajan arviosta. Ilmoittaja nauttii ilmoittajansuojasta mm. kun ilmoittajalla oli perusteltu syy uskoa, että ilmoitettu tieto piti paikkansa ilmoittamishetkellä ja että ilmoitus kuului direktiivin soveltamisalaan.
Tutkintatiimiä kannattaakin täydentää asiantuntijoilla – talous-, laki-, compliance- tai teknisellä osaamisella. Samalla on varmistettava osaaminen myös tutkintaprosesseihin, anonymiteettiin ja tietosuojaan liittyen. HR voi koordinoida, mutta tiettyjen vaatimusten osalta voi olla perusteltua nimetä erillinen vastuuhenkilö.
5. Toiminnallinen riippumattomuus
HR:n tuki osaamisen kehittämisessä ja prosessien selkeyttämisessä on arvokasta. HR voi auttaa mm. luottamuksen rakentamisessa tutkinnan aikana, salassapidosta muistuttamisessa, viestinnässä, koulutuksissa, jne. HR voi antaa tukea myös jääviyskysymysten tunnistamisessa. Voi kuitenkin olla hyvä harkita, kannattaako HR:n ottaa koko prosessin hallintaa vastuulleen.
Riippumattomuutta tukevat esimerkiksi:
- Kolmannen osapuolen järjestelmä, jossa esim. ilmoitusta tai ilmoittajan kanssa käytyä viestintää ei pääse muokkaamaan eli vääristämään jälkikäteen
- Selkeät roolit tutkintatiimin sisällä ja kesken eri tilanteisiin
- Läpinäkyvät prosessit, raportointi ja auditointimahdollisuus
Näin varmistetaan, että prosessi on uskottava ja tasapuolinen kaikissa tilanteissa.
Yhteenveto: ei ole yhtä oikeaa kotia – vaan oikea rakenne
Sadat First Whistle -asiakkaamme ovat kukin päätyneet omanlaisiinsa ratkaisuihin HR:n roolista. Joillakin HR on keskiössä, toisaalla se on rajattu kokonaan ulos prosessista. Valintoihin vaikuttaa sekin, miten HR:n rooli muuten on rakennettu. Onko esim. HR vai lähiesihenkilö se taho, joka päättää epäasialliseen käyttäytymiseen tai huonoon suoritukseen liittyvistä seurauksista? Jos HR:llä on päätöksenteossa keskeinen rooli, silloin osallisuus väärinkäytösten tutkinnassa vai altistaa HR:n syytteille vastatoimista. HR:n on siis tärkeää arvioida kokonaisuutta myös oman oikeusturvansa näkökulmasta.
Tärkeintä ei ole se, missä whistleblowing-tutkinta ja prosessin omistus sijaitsee organisaatiossa, vaan miten se on rakennettu. HR voi olla erinomainen koti — jos on olemassa robustit rakenteet ja kirkkaat roolit, jotka tukevat tutkinnan lainmukaisuutta, riippumattomuutta ja luottamuksellisuutta.
Erika Heiskanen, Laillistettu psykologi, toimitusjohtaja, Juuriharja Consulting Group Oy
Erika on Juuriharja Consulting Group Oy:n perustaja ja toimitusjohtaja. Erikalla on yli 25 vuoden kokemus organisaatioiden ja niiden johtamisen eettisyyden kehittämisestä. Erika on myös kirjoittanut kaksi kirjaa, Arvot yksilön ja työyhteisön kehittäjänä (Aaltonen, Heiskanen & Innanen, WSOY 2003) sekä Eettinen johtaminen – tie kestävään menestykseen (Heiskanen & Salo, Talentum 2007) sekä lukuja eri teoksiin ja useita asiantuntija-artikkeleita.