16.10.2026
Miten saat tarjoajat kilpailemaan HR-järjestelmä- tai palkkapalvelu- hankinnastanne?
Julkisen sektorin HR-järjestelmä- ja palkanlaskentapalveluiden markkina on haastavassa tilanteessa. Hankintalain uudistuksen myötä merkittävä osa inhouse-yhtiöiltä aikoinaan tehdyistä hankinnoista tulee lähivuosina kilpailuttaa. Hankintoja tulee siis Hilmaan yhä kasvavalla tahdilla, mutta riittääkö tarjoajilla aikaa ja kiinnostusta kaikkiin tuleviin kilpailutuksiin? No, eihän heillä riitä, jos minulta kysytään.
Tässä onkin julkisen hankintayksikön kannalta olennainen kysymys. Tarjoaja ei valitse vain sitä, mihin hankintaan se pystyisi tarjoamaan. Se valitsee myös, mihin sen kannattaa käyttää rajallisia myynti-, tarjous- ja asiantuntijaresurssejaan. Eikä resurssitarve luonnollisesti rajoitu vain myyntivaiheeseen, vaan jonkunhan ne käyttöönototkin tulee tehdä – ja jatkuvat palvelut tuottaa.
Miten siis varmistat, että juuri teidän HR-järjestelmä- tai palkkapalveluhankintanne kiinnostaa parhaita mahdollisia tarjoajia?
Hyvä tarjouspyyntö ei vielä takaa hyvää kilpailua
Julkisissa hankinnoissa puhutaan paljon tarjouspyynnön selkeydestä, vaatimuksista ja vertailukriteereistä. Kaikki nämä ovat toki tärkeitä. Mutta ne eivät yksin ratkaise sitä, kuinka moni toimittaja haluaa osallistua kilpailutukseen tai pystyy tekemään siihen aidosti kilpailukykyisen tarjouksen.
Ajatellaanpa tilannetta, jossa hankinnan kohde on määritelty turhan laajaksi, vaatimuksia on kertynyt pitkä lista ja tarjousaika on tiukka. Tarjouspyyntö voi olla muodollisesti selkeä. Tarjoajan näkökulmasta siihen vastaaminen voi kuitenkin vaatia valtavasti työtä, eikä onnistumisen mahdollisuudesta ole takeita. Tarjouspyynnöissä on usein myös sopimusehtoja, jotka ovat vähintään lievästi, mutta usein merkittävästi poikkeavia tarjoajien omiin sopimusehtoihin nähden.
Jos samaan aikaan on menossa valtava määrä hankintoja, tarjoaja tekee valintoja. Teidän kilpailutuksenne saattaa jäädä väliin, kun markkinoilla on muita kiinnostavampia ja tarjoajalle helpompia hankkeita. Saattaa käydä niinkin, että tarjouksia saadaan vain yksi ja sekin on kohtuuttoman kallis.
Teidän ei silti tarvitse välttämättä tinkiä tärkeistä vaatimuksista tai rakentaa hankintaa pelkästään tarjoajien ehdoilla. Luonnollisesti hankintayksikön tehtävä on määritellä omat tarpeensa ja tavoitteensa. Olennaista on kuitenkin ymmärtää, miten hankintaprosessin aikaiset ratkaisut vaikuttavat siihen, millaiset toimittajat voivat ja nimenomaan haluavat osallistua kilpailuun.
Kiinnostava hankinta rakennetaan jo ennen tarjouspyyntöä
Tarjoajien kiinnostukseen voi vaikuttaa monessa hankinnan vaiheessa. Ensimmäiset ratkaisevat valinnat tehdään jo ennen kuin varsinaista tarjouspyyntöaineistoa kirjoitetaan.
1. Tunne omat tarpeesi – ja rajaa hankinta oikein
Jos tavoitetila on epäselvä, vaatimuksia on vaikea priorisoida. Silloin tarjouspyyntöön päätyy helposti sekä välttämättömiä vaatimuksia että toiveita, joista voitaisiin ehkä luopua tai joita voitaisiin ratkaista toisella tavalla. Tuloksena voi olla se kuuluisa toiveiden tynnyri, johon kukaan tarjoaja ei pysty vastaamaan.
Mitä enemmän vaatimuksia kasautuu, sitä harvempi markkinoilla oleva ratkaisu voi niitä täyttää. Siksi on tärkeää tunnistaa, mikä on aidosti välttämätöntä ja missä voidaan tehdä valintoja. HR-järjestelmä- ja palkkapalveluhankinnoissa tällä voi olla suuri merkitys, sillä markkina on rajallinen.
2. Selvitä, mitä markkina pystyy tarjoamaan
Markkinavuoropuhelu ei ole pelkkä tilaisuus kuulla toimittajien tuote-esittelyjä. Sen avulla voidaan selvittää, mitkä ratkaisut vastaavat tarpeisiinne parhaiten, mitkä vaatimukset rajaavat vaihtoehtoja liikaa sekä millainen toteutus on realistinen ja kustannustehokas.
Tarjoajilta kannattaa kysyä myös, mikä hankinnan suunnitelmassa tai hankinta-aineistossa on epäselvää, raskasta tai vaikeasti hinnoiteltavaa. Näin voidaan tunnistaa ongelmat jo ennen tarjouspyynnön julkaisua.
Avoimesti ja tasapuolisesti toteutettu markkinavuoropuhelu palvelee sekä hankintayksikköä että tarjoajia. Se auttaa rakentamaan kilpailutuksen, joka perustuu parempaan ymmärrykseen sekä omista tarpeista että markkinan mahdollisuuksista. Parhaimmillaan hyvin läpiviety markkinavuoropuhelu synnyttää tarjoajissa luottamuksen ja halun tehdä tarjous juuri teille!
3. Tee tarjouksen laatimisesta helppoa
Tarjoajan on pystyttävä arvioimaan, mitä tarjouksen tekeminen vaatii ja millä perusteilla voittaja valitaan. Epäselvä hinnoittelumalli, vaikeasti tulkittavat vaatimukset, kohtuuttomat sopimusehdot, raskas dokumentointi tai epärealistinen aikataulu lisäävät työn määrää ja riskiä. Ja yleensä riskien hallinta maksaa.
Myös laadun vertailussa kannattaa pysähtyä miettimään, mitä oikeastaan halutaan selvittää. Saadaanko valituilla kriteereillä esiin ratkaisujen ja tarjoajien olennaiset erot vai mitataanko lähinnä tarjoajien kykyä tehdä raskaita tarjouksia?
4. Laadi kohtuulliset sopimusehdot
Sopimusehdot vaikuttavat sekä hankinnan riskeihin että kaupalliseen kiinnostavuuteen. Jos sopimusehdot näyttävät pikemminkin tarjoajan kyykyttämiseltä kuin tasapainoisen yhteistyön perustalta, voi tarjoajan kiinnostus lopahtaa jo alkuunsa.
Sopimusehtojen laatimisessa kannattaa siis pitää jäitä hatussa, keskittyä aidosti palvelun kannalta keskeisiin ehtoihin, hyödyntää soveltuvin osin tarkoitukseen sopivia yleisiä sopimusehtoja, kuten JYSE- tai JIT-ehtoja sekä kuunnella tarjoajia herkällä korvalla. Hankinnan onnistumisen edellytyksiä parantaa se, että ymmärrät, millaisia ehtoja eri toimittajat ovat valmiita hyväksymään.
Kilpailu ei synny sattumalta
HR-järjestelmä- tai palkkapalveluhankinnan onnistumista ei ratkaise yksittäinen kikka tai temppu. Kyse on kokonaisuudesta: omien tarpeiden ymmärtämisestä, markkinatuntemuksesta, vaatimusten mitoittamisesta, toimivasta markkinavuoropuhelusta, realistisesta aikataulusta ja selkeistä kaupallisista ehdoista.
Kun nämä asiat ovat kunnossa, hankintayksiköllä on paremmat edellytykset saada aikaan kilpailu, jossa tarjoajat pystyvät tekemään laadukkaita ja vertailukelpoisia tarjouksia. Samalla paranevat mahdollisuudet löytää ratkaisu, joka todella vastaa organisaation tarpeisiin ja on myös taloudellisesti järkevä.
Hyvä hankinta ei siis ole vain sellainen, johon saadaan tarjouksia. Sen pitäisi olla myös sellainen, jonka parhaat tarjoajat haluavat voittaa.
Miten tämä tehdään käytännössä?
Edellä olevia ja muitakin aiheita käsittelen HENRY ry:n webinaarissa 27.10.2026 klo 9.00–10.30. Webinaarissa käydään läpi julkisena hankintana tehtäviä HR-järjestelmä- ja palkkapalveluhankintoja erityisesti tarjoajien kiinnostuksen ja kilpailuasetelman näkökulmasta. Aiheina ovat muun muassa hankinnan valmistelu, laadukas markkinavuoropuhelu, laadun vertailu ja sopimusehdot.
Haluan tarjota juuri sinulle käytännönläheisiä näkökulmia ja vinkkejä siihen, miten voit rakentaa kilpailutuksen, johon alan parhaat tarjoajat haluavat osallistua.
Tutustu webinaariin ja ilmoittaudu mukaan HENRYn sivuilla.
Matti Vepsäläinen
Tämän blogin kirjoittaja on pitkän linjan HR-järjestelmäammattilainen ja Facilor Oy hankekonsultti. Hän auttaa yksityisen ja julkisen sektorin organisaatioita erilaisissa HR-järjestelmä- ja palkkapalveluhankinnoissa. Matilla on yli 25 vuoden kokemus alalta: ensin 15 vuotta järjestelmätoimittajana ja viimeiset 12 vuotta hankintakonsulttina.
Julkiset hankinnat ovat Matin erityisosaamisaluetta, ja hänellä onkin kokemusta jo useista kymmenistä hankinnoista. Viime vuosina hänen työlistalleen ovat nousseet yhä vahvemmin myös palkanlaskentapalveluiden hankinnat. Näistä hankkeista on kertynyt syvällistä markkinatuntemusta ja käytännön kokemusta siitä, missä hankinnat tyypillisesti kohtaavat haasteita ja miten niitä voidaan välttää.