16.11.2023
Miksi työpäivää ei kannata aloittaa sähköpostilla
Mikä on ensimmäinen asia, jonka teet kun aloitat työpäiväsi? Jos olet kuten 90 % suomalaisista, syöksyt ensimmäisenä lukemaan saapuneita sähköpostejasi. Tämä on kuitenkin erittäin huono tapa, josta kannattaa opetella pois kolmesta syystä.
Menetät hallinnan työajastasi
Mitä tapahtuu, kun avaat sähköpostisi? Syöksyt heti reaktiiviseen mielentilaan, eli alat reagoimaan siihen mitä sähköposteissa sinulta kysytään, pyydetään tai vaaditaan. Käytännössä siis luovutat hallinnan työaikasi käytöstä ihmisille, jotka ovat lähettäneet sinulle sähköpostia. Tämä johtaa usein siihen, että vietät päiväsi ”sammutellen tulipaloja” ilman, että sinulla on itselläsi juurikaan sananvaltaa siihen, kuinka työpäiväsi käytät. Tämä hallinnan tunteen puute on yksi merkittävimpiä työstressin lähteitä ja työhyvinvointia alentavia tekijöitä.
Valitset väärän mielentilan
Päivän aloitustavalla on suuri merkitys, sillä se määrittää pitkälti kuinka tulet viettämään kyseisen päivän. Tiedät varmasti sanaparren siitä, millä jalalla nouset sängystä ylös määrittää pitkälti päivän kulkua. Tämä pätee myös työpäiviin: jos aloitat päiväsi reaktiivisessa mielentilassa, tulet olemaan ison osan kyseisestä päivästä reaktiivisessa mielentilassa.
Haaskaat tehokkaimmat työtuntisi
Vireystilamme, mielialamme sekä tahdonvoimamme vaihtelevat päivän mittaan ja tällä on suuri vaikutus työtehoomme. Useimmat meistä ovat parhaimmillaan aamupäivän tunteina, jonka vuoksi tämä aika kannattaisi käyttää tärkeimpien ja vaikeimpien töiden tekemiseen. Sähköpostin käsittely on harvalle meistä kumpaakaan näistä.
Älä siis haaskaa parhaita työtunteja sähköpostiin, ellei se ole sinun tärkein työtehtäväsi. Sen sijaan, kokeile tätä menetelmää sähköpostisi käsittelyyn.
Mitä kannattaa tehdä sen sijaan?
Entä jos aloittaisitkin päiväsi päättämällä, mitkä ovat sinun kannaltasi päivän tärkeimmät työtehtävät? Kokeile sähköpostin sijaan aloittaa jokainen työpäiväsi viiden minuutin päiväsuunnittelulla: katso kalenteriasi ja tehtävälistaasi ja mieti mitä sinun pitää tehdä tänään, missä sinun pitää olla, ketä pitää tavata ja mitä olet luvannut hoitaa.
Tämä yksinkertainen tapa virittää aivosi proaktiiviseen mielentilaan, jossa itse päätät mikä on tärkeää ja miten käytät aikasi. Proaktiivinen mielentila auttaa sinua keskittymään olennaiseen sekä lisää työtyytyväisyyttäsi, koska se lisää oman ajanhallintasi ja itsemääräämisoikeuden tunnetta. Lisäksi aloittamalla päiväsi proaktiivisessa mielentilassa, tulet olemaan tässä mielentilassa huomattavasti suuremman osan päivästä kuin sähköpostilla aloittamalla. Tämän seurauksena työpäivän jälkeen sinulla on todennäköisesti olo, että sait tärkeitä asioita aikaan sen sijaan, että olet juossut tulipaloja sammuttelemassa koko päivän. Kokeile, jos et usko!
Itse pyrin noudattamaan samaa ohjenuoraa kuin Tim Ferris ”Whenever possible, do not check email for the first hour or two of the day.”. Tässä, kuten muissakin ohjenuorissa on tärkeää muistaa jousto. Ohjenuorat eivät ole tarkoitettu aina ehdottomiksi ja usein jos seuraat niitä 80 prosenttia ajastasi, niin teet jo merkittävää edistystä oikeaan suuntaan. Minullakin on välillä päiviä, jolloin syystä tai toisesta joudun aloittamaan tarkistamalla sähköpostini.
Käytännön vinkki
Mikäli haluat kokeilla päivän aloittamista kalenterisuunnittelulla, suosittelen sinulle seuraavaa kahta asiaa. Ensinnäkin, vaihda Outlook-sovelluksesi oletusnäkymä kalenteriksi sähköpostin sijasta. Toiseksi, jos esimerkiksi aloitat työpäiväsi yleensä kello 8, niin aseta toistuva kalenterimerkintä ”Tee päiväsuunnitelma” joka arkipäivälle kello 7:30. Näin se on ensimmäinen asia, jonka näet kun avaat tietokoneesi ja muistat tehdä suunnittelun, sen sijaan että vanhan tottumuksesi mukaisesti syöksyisit sähköpostiisi.
Usein uusien tapojen opettelu kaatuu siihen, että yksinkertaisesti unohdat toistaa uutta asiaa tarpeeksi kauan, jotta siitä muodostuisi tapa. Nämä yksinkertaiset apukeinot varmistavat, että muistat toistaa tätä uutta tapaa riittävän kauan ja onnistut muuntamaan päätöksesi kestäväksi tavaksi.
Kirjoittaja:
Filosofian tohtori Sampo Sammalisto on suosittu tietokirjailija, bloggari ja ajanhallintakouluttaja, jolla on yli 15 vuoden kokemus ajatustyöstä sekä pienistä että suurista organisaatioista. Sampo on kouluttanut yli 13.000 suomalaista yli 100 eri organisaatioissa.
Hänen kirjoittamansa ”Viisas pääsee vähemmällä”-kirjat ovat nykyaikaisen ihmisen selviytymisoppaita, jotka ovat auttaneet tuhansia ihmisiä elämään tuottavampaa, stressittömämpää, ja vauraampaa elämää. Sampon blogin löydät osoitteesta: viisaampaatyota.com.