01.11.2023
Hybridityö haastaa ja antaa mahdollisuuden kehittää työyhteisöä uudelle tasolle
Monissa organisaatioissa sovelletaan koronapandemian jälkeisessä ajassa hybridityömallia, jossa työtä tehdään osittain etänä ja osittain työpaikalla. Hybridityömalli on vaatinut monissa perinteisemmissä organisaatioissa opettelua ja tottumista entisestä poikkeavaan johtamis- ja toimintakulttuuriin, digitaalisten työkalujen haltuunottoa sekä uudenlaisen yhteisöllisyyden sisäistämistä. Tässä artikkelissa nostetaan esille joitakin havaintoja hybridityöstä vahvan asiantuntijaorganisaation kokemusten valossa.
Pandemia toi etätyön mukaan nopeasti
Ennen pandemiaa etätyötä tehtiin organisaatiossamme suhteellisen vähän – se käytännössä rajoittui juristien asiakastapaamisiin, oikeudenkäynteihin ja työmatkoihin. Lisäksi työn luonteen vuoksi toimistolla paikallaolo koettiin järkeväksi ja lisäarvoa tuottavaksi. Toimistolla tehtävän työn puitteet oli rakennettu tukemaan vaativaa asiantuntijatyötä, asiakastapaamisia ja joskus pitkiäkin työpäiviä. Myös esihenkilötyö perustui pitkälti ihmisten tapaamisiin kasvokkain toimistolla. Henkilöstön työssä suoriutumista, työn tuottavuutta ja työhyvinvoinnin edellytyksiä oli helpompi seurata ja tukea, kun toimistolla tavattiin lähes päivittäin.
Pandemian tuoma muutos oli merkittävä monessa organisaatiossa, niin myös Evershedsissä. Muutos oli nopea, kun siirryttiin lähes puhtaasta toimistolla tehtävästä työstä lähes täysin etätyöhön. Toisaalta muutos oli välttämätön johtuen pandemian vaatimista rajoituksista ja käytännöistä. Yksittäiset henkilöt jatkoivat työskentelyä toimistolla pandemiasta huolimatta, suurin osa siirtyi etätyöhön. Tilanteen takia muutosta ei myöskään ihmetelty sen enempää, koska se kosketti kaikkia työpaikkoja ja organisaatioita yhtäläisesti. Jälkikäteen arvioiden selvisimme muutoksesta yllättävän hyvin.
Etätyön vaatimat digitaaliset työkalut otettiin nopeasti haltuun ja henkilöstöä koulutettiin näiden käyttöön. Tietotekniset työkalut olivat ajantasaisia. Äkillisessä siirtymässä oli joka tapauksessa omat haasteensa, joten kokemukset vaihtelivat sen myötä. Kun tarkastellaan työntekemistä pitemmällä aikavälillä, näitä yksittäisiä tapahtumia olennaisemmaksi nousi enemmänkin hybridimallisen työn organisointi ja johtaminen pidemmällä aikavälillä. Tätä siirtymää on eletty nyt noin parin vuoden ajan ja voidaan todeta, että alkuhuumasta on siirrytty käytännön realiteettien pariin.
Mahdollisuus kehittyä
Käytännön realiteetit ovat tuoneet arkijohtamiseen erilaisia haasteita, joista vähäpätöisin ei suinkaan ole inhimillisen kontaktin ja vuorovaikutuksen vähentyminen työyhteisössä. Hybridijohtaminen vaatii entistä selkeämpää ja aktiivisempaa otetta, jotta osa porukasta ei vahingossa unohdu kotikonttorin sähköpöydän ääreen. Tarvitaan pelisääntöjä sekä yhdessä luotuja hyviä käytäntöjä kohtaamisten varmistamiseen ja toimintamallien kehittämiseen. Organisaatiossamme muutos on edelleen meneillään – ja tulevaisuus näyttää mihin suuntaan toiminta muuttuu.
Siirtyminen hybridityöhön on antanut meille mahdollisuuden kehittyä. Hybridityö sinänsä ei ole uhka tai este työnteon mielekkyydelle tai tehokkuudelle, vaikka siinä onkin omat haasteensa. Etsittäessä sopivaa hybridityön mallia nousi nopeasti esille tarve joustavuuteen. Se, mikä toimii toisella, ei välttämättä toimi toisella. Myös kontaktin tarve kollegojen kesken vaihteli selkeästi henkilöstä ja tehtävästä riippuen. Tavatessamme toimistolla koettiin entistä tärkeämmäksi yhteisöllisyys ja tarve myös epäviralliseen kohtaamiseen.
Muutos kosketti eri henkilöstöryhmiä hieman eri tavalla. Myös henkilötasolla oli erilaista suhtautumista hybridityöhön lähtökohtaisesti. Osalle siirtymä oli odotettu lottovoitto, toisille taas itseohjautuva etätyö vaati uudenlaista orientaatiota omaan työhön ja työyhteisöön. Matkan varrella olemme löytäneet periaatteita, joita soveltamalla organisaatio voi toimia – olemme lisänneet joustavuutta ja luottamusta yhteiseen tekemiseen. Työn tekemisen muutos antaa mahdollisuuden myös kehittää työyhteisöä eteenpäin ja samalla se avaa monia uusia mahdollisuuksia tulevaisuuteen.
Luottamuksen ja itseohjautuvuuden merkitys kasvaa, johtaminen ja esihenkilötyö vaatii entistä enemmän aktiivisuutta ja vuorovaikutusta - yhteisöllisyyden tarve elää meissä vahvasti edelleen, mutta se on saamassa uudenlaisia piirteitä.
Tulevaisuus
Tulevaisuudessa keskusteluun nousevat ainakin seuraavat teemat: Miten pidetään mukana porukassa myös ne henkilöt, jotka olevat enemmän pois toimistolta? Miten estetään, että ei muodostu kahden kerroksen väkeä? Miten huomioidaan ihmisten erilaiset tarpeet, toiveet ja elämäntilanteet? Miten varmistetaan yrityksen kannattavuustavoitteet etätyömaailmassa? Millaista johtamiskulttuuria uudet työnteon mallit vaativat? Miten tuetaan henkilöstön työhyvinvointia ja työssä jaksamista?
Hybridityö on tullut organisaatiomme pysyvästi, mutta sen tuomaa lisääntynyttä henkilökohtaista vapautta seuraa myös vastuu osallistua työyhteisön ylläpitoon ja rakentamiseen. Tässä työssä meillä jokaisella on oma tehtävämme. Loppujen lopuksi kyse on inhimillisistä perustarpeista kuulua joukkoon ja olla vuorovaikutuksessa muiden kanssa. Mielenkiinnolla odotamme, mitä tulevaisuus tuo tullessaan.
Lopuksi muutama ajatus hybridikulttuurin kehittämiseen:
1) Varmistetaan psykologisesti turvallinen työyhteisö:
• luotetaan ihmisten osaamiseen ja tekemiseen
• autetaan ja tuetaan tarvittaessa
• tavataan kasvokkain riittävän usein
• kuunnellaan
2) Rakennetaan pelisäännöt hybridityölle:
• missä, mitä ja kuinka paljon + yhteiset face-to-face palaverit
• nk. toimistopäivät
3) Kehitetään lisää johtamiskyvykkyyttä
• unohdetaan ’pois silmistä, pois mielestä’
• sitoutetaan ja kuunnellaan entistä enemmän
• muistetaan joustavuus ja erilaisuus työyhteisössä
• viestitään aktiivisemmin ja useammin
4) Huolehditaan digitaalisten työkalujen toimivuudesta ja sovellettavuudesta
5) Luodaan mahdollisuuksia tavata kasvokkain
• läsnäolon tärkeys korostuu entisestään silloin kun se ei ole itsestäänselvyys
• ’at the office today’ -meetingit
• epävirallisten kohtaamisten merkitys kasvaa
Maarit Parkkola
HRD Manager
Eversheds Asianajotoimisto Oy
Eversheds Asianajotoimisto Oy on liikejuridiikkaan erikoistunut täyden palvelun toimisto, jonka erityisvahvuuksia ovat yritysjärjestelyt, immateriaalioikeudet, riidanratkaisu, insolvenssioikeus, työoikeus sekä kiinteistöasiat. Tytäryhtiömme Heinonen & Co tarjoaa asiakkaillemme maailmanlaajuiset patenttien, tavaramerkkien, mallioikeuksien ja domain-nimien rekisteröintipalvelut sekä niihin liittyvät asiamiespalvelut ja teollisoikeuksien suojauspalvelut yli 50 vuoden kokemuksella. Toimimme Suomessa kuudella paikkakunnalla ja organisaation palveluksessa on noin 160 henkilöä. Asianajotoimisto kuuluu kansainväliseen Eversheds Sutherland ketjuun.