11.04.2022

Vahvista henkilöstökokemusta virtuaaliassistentin avulla

Työelämässä on meneillään monia muutosvoimia, joilla on vaikutusta kaiken kokoisiin  organisaatioihin toimialasta riippumatta. Great resignation eli suuri irtisanoutuminen on lähtöisin Yhdysvalloista, mutta nähtävissä selkeästi myös meillä Suomessa. Elinkeinoelämän keskusliiton suhdannebarometrin mukaan työvoiman saatavuusongelmat ovat organisaatioille suurin kasvuneste ₁). 

Vaihtamalla toiseen työpaikkaan etsitään ratkaisua työelämän haasteisiin. Eikä ihme! The Work Trend Indexin ₂) mukaan 54 % tutkimuksen vastaajista kokee olevansa ylityöllistettyjä ja 39 % kokevat olevansa uupuneita. Globaaliin tutkimukseen osallistui yli 31 000 eri ikäistä ja eri työtehtävissä työskentelevää ihmistä. Työterveyslaitos on tutkinut suomalaisten työssäkäyvien ihmisten työhyvinvointia ennen koronapandemian ja sen aikana 3).  Nuoret aikuiset, alle 36-vuotiaat, voivat kaikilla työhyvinvoinnin mittareilla huonommin kuin heitä vanhemmat. Nuorten aikuisten kokema työuupumus on kasvanut viidenneksellä. Samalla he kokevat, että esihenkilöltä saatu tuki on laskenut.

Digitaalinen ympäristö osana henkilöstökokemusta

Näihin haasteisiin odotetaan henkilöstöalan ammattilaisilla olevan ratkaisut valmiina. Odotukset HR-osaajille ovat erittäin kovat ja korkealla. Kuitenkin HR:n työaika kuluu usein arjen käytännön asioihin. Vastataan samoihin kysymyksiin uudestaan ja uudestaan, neuvotaan mistä löytyy päivitetyt prosessit ja kuinka tulee toimia organisaation toimintaohjeiden mukaisesti.

Nykyisten työskentely- ja toimintatapoja kritisoiminen on helppoa, mutta vaatii uskallusta kokeilla uusia erilaisia ratkaisuja. Digitaalisen ympäristön rooli on korostunut vahvasti etä- ja hybridityön kautta, mikä haastaa henkilöstöalan ammattilaiset pohtimaan sitä osana henkilöstökokemusta. Perinteisesti henkilöstökokemus on nähty tarkoittavan organisaatiokulttuuria. Toisin sanoen henkilöstön kokemusta ja fiilistä organisaation sisäisistä asioista mm. organisaatiorakenne, johtamistyyli, palkitseminen ja edut. Kuitenkin digitaalisella ympäristöllä eli niillä työkaluilla, joita henkilöstö käyttää suorittaessaan työtehtäviään (mm. tietokone, käyttöliittymä, puhelin ja kaikki organisaatiossa käytettävät IT-järjestelmät) ja fyysisellä ympäristöllä on iso merkitys henkilöstökokemuksen osalta 4).

Järjestelmien tavoitteena ei voi olla tuottaa ihmisille lisää työtä, vaan todella suorittaa osa työtehtävistä. Kuinka organisoida työt uudelleen siten, että ihmiset pääsevät keskittymään heidän vahvuuksiinsa ja koneet hoitavat rutiinityöt?

Älykäs virtuaaliassistentti avuksi?

Älykkään virtuaaliassistentin avulla organisaatio vapauttaa HR-osaajat ja esihenkilöt keskittymään merkitykselliseen työhön ihmisten parissa. Keskusteluihin, joiden avulla yksilöille ja tiimeille, luodaan yhteistä suuntaa ja rakennetaan luottamusta. Keskusteluille, joilla vahvistetaan tunnesiteitä työyhteisön ihmisten välillä, sillä tunnesiteet ovat väistämättä haalistuneet etätyön aikana. Miten Suomi voi -tutkimuksen mukaan niin etääntyminen työstä kuin kyynistyminen ovat lisääntynet etätyöaikana 3).

Virtuaaliassistentti on tekoälypohjainen apuri. Virtuaaliassistentti toimii liimana organisaatoin prosessien, ihmisten ja järjestelmien välillä, sillä se on käytettävissä 24/7. Se auttaa ja opastaa täsmällisesti juuri sillä hetkellä ja juuri niissä asioissa, jotka pohdituttavat henkilöä itseään, olipa kyseessä työntekijä tai esihenkilö. Se rakastaa rutiineja, työntekoa ja neuvoo aina yhdenmukaisesti. Virtuaaliassistentti on oiva apuri vaikkapa uusien henkilöiden perehdyttämisessä, joilla on valtavasti kysymyksiä aina lounareista organisaation tavoitteisiin saakka.

Virtuaaliassistentit ja muut digitaaliset työntekijät on syytä nähdä osana työvoimaa, joita on johdettava. Virtuaaliassistentti tarvitsee kouluttajan, joka seuraa sen kanssa käytyjä keskusteluja, vastaa esiin nouseviin tarpeisiin opettaen virtuaaliassistenttia tunnistamaan uusia aihepiirejä ja huolehtimalla käyttäjille annettavista vastauksista. Virtuaaliassistentin kouluttajan rooli on yksi uusista henkilöstöalan työtehtävistä, joka tulee rutiinitehtävien tilalle. Gartner ennustaakin 5) , että jo vuoteen 2022 loppuun mennessä 70 % toimistotyöntekijöistä tulevat olemaan vuorovaikutuksessa keskustelevien alustojen kanssa.

Tule kuulemaan lisää!

Lämpimästi tervetuloa kuulemaan ”Vahvista henkilöstökokemusta virtuaaliassistentin avulla” HENRYn aamuwebinaariin 11.5.2022 klo 9–10!, jolloin pureudumme aiheeseen konkreettisten esimerkkien kautta.

Front AI on erikoistunut uuden sukupolven keskustelevan tekoälyn virtuaaliassistentteihin. Webinaarissa puhujina ovat Front AI:n asiantuntijat Tiila Käenniemi, AI Operations Manager ja Nina Koskela, Head of Internal VA.


Tiila Käenniemi & Nina Koskela

Tiila Käenniemen erityisosaamista ovat tekoälymallien laadun varmistaminen sekä luonnollisen kielen prosessoinnin ymmärrys. Front AI:lla Tiila on kouluttanut useita eri taustaisia henkilöitä virtuaaliassistenttien kouluttajiksi sekä asiakasyrityksissä että sisäisesti.

Nina Koskelan intohimona on paremman työelämän luominen yksilöille ja työyhteisöille. Nina on työskennellyt sisäisessä HR:ssä, HR-konsulttina ja HR-palveluiden liiketoimintajohtajana. Nykyisin hän työskentelee Front AI:lla vastaten sisäisistä virtuaaliassistenteista.

Lähteet:
1) Tammikuun 2022 Suhdannebarometri, Elinkeinoelämän keskusliitto
https://ek.fi/tavoitteemme/talouspoliitiikka/suhdannetiedustelut/suhdannebarometri-tammikuu-2022/#spftilasto%20henkil%C3%B6st%C3%B6n%20vaihtuvuus
2) 2021 Work Trend Index: Annual Report. The Next Great Disruption Is Hybrid Work – Are We Ready? Microsoft
https://www.microsoft.com/en-us/worklab/work-trend-index/hybrid-work
3) Miten Suomi voi -tutkimus, Työterveyslaitos
Miten Suomi voi? | Työterveyslaitos (ttl.fi)
4) The Evolution of Employee Experience, Jacob Morgan
https://medium.com/jacob-morgan/the-evolution-of-employee-experience-fb2285d34d03;
https://www.linkedin.com/pulse/why-employee-experience-matters-now-more-than-ever-jacob-morgan/
5) Conversational AI, Deloitte
https://www2.deloitte.com/us/en/insights/focus/signals-for-strategists/the-future-of-conversational-ai.htmlutm_content=196943447&utm_medium=social&utm_source=linkedin&hss_channel=lcp-10589345