18.02.2021
Ilmoitus- eli whistleblowing-kanava pakolliseksi - Nyt on ryhdyttävä toimeen
Syksyllä 2019 vahvistettu EU-direktiivi velvoittaa kaikkia yli 50 henkeä työllistäviä organisaatioita järjestämään anonyymin whistleblowing- eli ilmoituskanavan. Direktiivin ydin on whistleblowereiden eli ilmoittajien suojeleminen syrjinnältä ja kostotoimenpiteiltä. Suojelu koskee työsuhteessa olevien lisäksi esim. työnhakijoita, aikaisempia työntekijöitä, sekä mm. toimittajia.
Anonymiteetti on turvattava teknisellä ratkaisulla ja ulkoisen asiantuntijatahon varmistamana. Aiemmin käytössäolleet sähköpostikanavat ja intranetin palautekanava eivät enää riitä. Direktiivi koskee myös julkisen sektorin toimijoita.
Mitä on whistleblowing?
Whistleblowing eli pilliin puhaltaminen tulee vertauskuvallisesti poliisin pilliin puhaltamisesta. ”Puhalletaan peli poikki.” Whistleblowing-kanavan kautta kaikki organisaation jäsenet sekä ulkoiset sidosryhmät voivat ilmoittaa väärinkäytösepäilystään ja siten puhaltaa pelin poikki. Kyseessä on kanava, joka turvaa väärinkäytöksestä ilmoittavan henkilön anonymiteetin.
Johdolle tiedonsaanti on osa riskienhallintaa
Väärinkäytökset ovat osa organisaatioiden arkea ja niitä tapahtuu väistämättä. Whistleblowing-järjestelmä on keino saada riskejä paremmin haltuun ja varmistaa, että tieto tavoittaa oikeat ihmiset ja ongelmia päästään ratkomaan. Tärkeää onkin miettiä eskalaatio-prosessi jo etukäteen, eli miten organisaatiossa toimitaan sen jälkeen, kun toimenpiteitä aiheuttava ilmoitus on tullut.
Ilmoituskanavaa ei kannata lähestyä hallinnollisena pakkona, sillä se voi oikein implementoituna tukea merkittävästi organisaation riskienhallintaprosesseja ja auttaa säästämään sekä aikaa, hermoja että rahaa.Turhia ilmoituksia ei juurikaan tehdä, vaan whistleblowing-kanavaan löytävät organisaation maineen ja kestävän toiminnan kannalta aiheelliset asiat. Kiusanteon mahdollisuus on silti olemassa, joten kannattaa huolehtia nekin prosessit kuntoon samalla, kun kanava otetaan käyttöön.
Mitä kannattaa ottaa huomioon, kun on hankkimassa whistleblowing -kanavaa?
Ilmiselvästi on tärkeää, että kanava täyttää whistleblowing-direktiivin sekä EU:n GDPR-vaatimukset ja on digipalvelulain edellyttämällä tavalla saavutettava. Samoin tietoturvallisuus kuuluu itsestään selvien kriteerien joukkoon.
Näiden lisäksi on tärkeää punnita, miten helppokäyttöisen tai hankalan järjestelmän hankkii. Kanavan helppokäyttöisyys lisää toimintavarmuutta, mutta erityisesti se helpottaa uuden järjestelmän käyttöä ja käyttöönottoa, minkä vuoksi on hyvä kiinnittää erityistä huomiota tähän. Onko järkevää kuormittaa henkilöstöä järjestelmäkoulutuksella? Tai mitä tapahtuu, jos ilmoituksen tullessa ensimmäiseksi onkin ryhdyttävä kaivamaan käyttöoppaita esille?
Tiedämme, että ilmoittajan stressipohjainen reagointi on korkealla ilmoittamisen yhteydessä ja ilmoittajan odottaessa vastausta ilmoituksen vastaanottajilta. Parhaimmillaan kanava tukee ilmoittajaa psykologisesti niin, että ilmoittajan on helpompi sietää painetta.
Milloin kanava on otettava käyttöön
Omaa käyttöönottoaikataulua on hyvä jäsentää kansallisesta takarajasta taaksepäin. Anna oma aika-arviosi kuhunkin alla olevaan kysymykseen ja laske ne yhteen. Todennäköisesti alkaa olla jo pienimuotoinen hoppu saada asiaa eteenpäin.
* 17.12.2021 kanava on oltava käytössä ja direktiivinmukainen ilmoittaminen mahdollistettu sekä sisäisille että ulkoisille sidosryhmille
* Tuosta päivämäärästä taaksepäin, kuinka kauan kestää tarkentaa omaa käsittelyprosessia käsiteltyjen tapausten oppien pohjalta?
* Kuinka kauan kestää käsitellä (selvittää, tutkia ja hoitaa ratkaisuun asti) ilmoitus alusta loppuun, jotta siitä voidaan oppia? Ja riittääkö yksi tapaus?
* Kuinka kauan kestää, että saadaan ensimmäinen sisäinen ilmoitus?
* Kuinka kauan kestää, että direktiivin edellyttämät prosessit on saatu määriteltyä?
* Kuinka kauan kestää, että kanava on saatu sisäiseen käyttöön?
* Kuinka kauan kestää, että hankinta on saatu maaliin?
* Käynnistä hankinnan suunnittelu ja toteutus, pvm
Erika Heiskanen, partneri, laillistettu psykologi
Erika on Juuriharjan perustajapartneri ja laillistettu psykologi. Erika tunnetaan ihmiset ja asiat rauhallisesti kohtaavana ja mukaansatempaavana kehittäjänä, joka auttaa kehittämään systemaattisesti organisaation eettisyyttä rakenteiden, organisaatiokulttuurin sekä johtamisen kautta.
Juuriharja Consulting Group Oy
erika.heiskanen@juuriharja.fi +358 40 7466798 https://firstwhistle.juuriharja.fi/