11.09.2019
Miten etäyhteys muuttaa kokousta, koulutusta tai työpajaa?
Asiakkaamme kysyvät aika ajoin, miten kokouksen, koulutuksen tai työpajan johtaminen verkossa eroaa siitä, kun sama tehdään kasvotusten. Monella on paljonkin kokemusta ryhmätilanteiden ohjaamisesta, mutta itsevarmuus häviää, kun samanlainen tilaisuus pitäisi järjestää verkon välityksellä.
Mikä siis muuttuu, kun ryhmätilanne viedään verkkoon?
Etäkokouksen erityishaasteet
Etäkokouksessa on tiettyjä erityispiirteitä, jotka täytyy huomioida, kun verrataan toimintaan kasvotusten. Verkossa emme ensinnäkään saa kunnon katsekontaktia toisiimme, vaikka video olisikin kaikilla käytössä. Kehonkieltä ja kasvonilmeitä on vaikea lukea, kun ihminen on postimerkin kokoisena tietokoneen ruudulla.
Myöskään verkkotyökalujen käyttö ei ole meille intuitiivista. Jotta työskentely etänä voisi olla sujuvaa, täytyy tekniset haasteet ensin raivata pois tieltä. Vasta sen jälkeen pystymme keskittymään ryhmän ohjaamiseen.
Tässä muutama muu esimerkki etäilyn erityishaasteista:
- Läsnäolo – miten saan osallistujat olemaan läsnä ja keskittymään?
- Rentous, psykologinen turva – miten saan osallistujat rentoutumaan, jotta he eivät jännitä tekniikkaa eivätkä sitä, miten muut heidän sanansa tulkitsevat?
- Tekniset haasteet – miten varmistan, että tekniset haasteet eivät estä osallistujia osallistumasta keskusteluun, ideointiin tai päätöksentekoon?
- Puheenvuorojen jakaminen – miten saan keskustelusta sujuvaa? Miten osallistujat tietävät, kenen vuoro on puhua? Yleensä kommunikoimme tämän asian kehonkielellä ja katsekontaktilla, vaan etänä se ei onnistukaan.
Välineillä on väliä
On tärkeää valita oikea työkalu kuhunkin tilanteeseen (mahdollisuuksien mukaan). Etäkokoustyökalut voi jakaa kahteen kategoriaan: etäkokousalusta ja visualisointialusta.
Etäkokousalustaa käytämme ääni- ja kuvayhteyden saamiseksi. Työkalussa saattaa myös olla kyselytyökalu, chat, digitaalinen valkotaulu tai muita osallistavia työkaluja. Esimerkkeinä Skype for Business, Microsoft Teams, Google Hangouts tai Cisco Webex.
On myös järeämpiä visualisointityökaluja, kuten Miro tai suomalainen Howspace. Tällaiset digitaaliset valkotaulut toimivat työmuistina ja auttavat visualisoimaan keskustelua. Ne voivat myös tuoda rakennetta kokouksiin ja koulutuksiin. Jopa koko päivän työpajan voi vetää etänä, kunhan käytössä ovat oikeat työkalut ja riittävä osaaminen.
Miro - työkalu ideoiden, projektien, keskustelun ja päätösten visualisointiin
Howspace - visualisointityökalu erityisesti projektien hallintaan
Tilaisuuden suunnittelu ja valmistelu
Tässä periaate on sama kuin kasvotusten: suunnittele ensin tilaisuuden tarkoitus, tavoitteet ja ohjelma. Pohdi mitä vaiheita työskentely vaatii. Mallinna kukin vaihe ensin paperille ja sitten esim. PowerPoint-dioille. Kokeile suorittaa työvaiheita osallistujan näkökulmasta. Pyydä kollegaa tai kahta arvioimaan suunnittelemaasi prosessia. Onko työskentely luontevaa? Ovatko ohjeet niin yksinkertaisia, että kaikki osaavat niitä noudattaa?
Kun kokonaisuus alkaa olla selvä, arvioi ajantarve kullekin työvaiheelle. Lisää aloitus ja lopetus, tauot ja mahdolliset energisointiharjoitukset. Nyt olet valmis lähettämään kutsut tilaisuuteen.
Osallistujien aktivointi pidemmissä verkkotilaisuuksissa
Monesti etäkokoukset pidetään lyhyinä. Keskittyminen on etänä haastavaa, mutta taitava vetäjä voi helpottaa sitä monin keinoin. Näillä vinkeillä ylläpidät osallistujien jaksamista:
- Työn fokus on selkeä alusta loppuun. Varmista, että tilaisuuden tarkoitus ja tavoitteet ovat selkeät kaikille koko työskentelyn ajan. Jos fokus häviää, palauta osallistujat tarkoituksen äärelle.
- Lopputulos häämöttää koko ajan. Osallistujista tuntuu, että edetään koko ajan kohti konkreettista lopputulosta. Palauta välillä iso kuva ja kerro missä mennään.
- Osallistujat näkevät työn tulokset. Mitä pidemmälle päästään, sen enemmän työtilassa on sisältöä. Loppua kohden työn tulos konkretisoituu.
- Työntekoa tauotetaan. Pidä taukoja. Tee energisointiharjoitus parin tunnin välein, jotta osallistujien vireystaso säilyy.
- Vuorovaikutustyyli vaihtelee. Vaihda ryhmädynamiikkaa välillä. Pyydä osallistujia pohtimaan asioita yksin. Hyödynnä pienryhmätyöskentelyä. Pyydä jakamaan yksilöpohdinnan ja pienryhmäkeskustelun tulokset koko ryhmän kanssa.
Kun kokous, koulutus tai työpaja siirtyy verkkoon, vetäjältä edellytetään uusia taitoja. Suuri osa johtamisesta on kuitenkin samanlaista, kuin kasvotusten: vetäjän tehtävä on auttaa ryhmää ajattelemaan selkeästi, keskustelemaan laadukkaasti ja pääsemään tavoitteisiin annetun ajan puitteissa.
Jonas Rajanto
Jonas Rajanto on valmentaja ja fasilitaattori Grape Peoplella, Kaapelitehtaalla Helsingissä. Jonas on erikoistunut etätyöhön ja virtuaaliseen yhteistyöhön. Hän valmentaa tiiminvetäjiä, projektipäälliköitä, kouluttajia, myyjiä ja muita asiantuntijoita, joille verkkotilaisuudet ovat olennainen osa työtä. Jonaksen missio on saada etätyö tuntumaan yhtä luontevalta kuin työskentely samassa huoneessa.
#etätyö #etäkokous #etäkoulutus #osallistaminen #fasilitointi
Twitter: https://twitter.com/VirtualJonas
LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/jonasrajanto/