Blogit

02.01.2019

Tulevaisuuden toimisto on ehdotteleva palvelualusta

Elämme jatkuvassa murroksessa. Murroksessa, jossa työyhteisöjen toimintatavat muuttuvat kovalla vauhdilla. Samalla ihmiset ovat tietoisempia itsestään sekä maailmastamme ja osaamme vaatia enemmän merkitystä, sisältöä ja (toivottavasti) myös vastuullisuutta. Nyt ja tulevaisuudessa rutiinitöitä ohjataan koko ajan enemmän tekoälyn suoritettavaksi ja voimme käyttää osaamistamme vaativimpiin ja mielekkäämpiin työtehtäviin. Kuinka siis yritysten toimitilat voivat varmistaa ympäristön, joka tukee mahdollisimman paljon luovan työn suorittamista ja kannustaa ihmisiä kenties uudenmuotoisiin kohtaamisiin? Mitä kaikkea tilan pitää mahdollistaa, jotta liikkuva työvoima haluaa sitoutua yritykseen?

Tilat ovat iso, konkreettinen, osa työntekijäkokemusta. Oikein käytettynä tiloilla voidaan tehdä tämän kokemuksen suhteen ohjaavia toimia, kuten esimerkiksi sitouttaa työntekijöitä, integroida yhteisöjä, mahdollistaa laadukkaampaa työntekoa ja käyttää tiloja muutosjohtamisen työkaluna. Tämän vuoksi HR:n vastuu tilojen kokonaisuudesta on kasvamassa (kuten Unispacen tutkimus raportoi) ja tiloja suunnitellaan yhä useammin ihmiset eikä brändi tai tilatehokkuus edellä. Tämä antaa valtavasti mahdollisuuksia mutta myös luo paineita yhä enemmän tiedostavammassa yhteiskunnassa. Kuinka HR voi omalla roolillaan mahdollistaa yhä enemmän työntekijöilleen? Yksi vastaus löytyy palveluajattelusta.

Palvelut erottavat tulevaisuuden voittajat

Palvelu voi tarkoittaa asiayhteydestä riippuen hyvin monimuotoista kokonaisuutta tai vaihtoehtoisesti hyvin pientä, pistemäistä tuotosta. Yhteistä niille kaikille on kuitenkin se, että palveluissa tuotetaan loppuasiakkaalle arvoa tavalla tai toisella. Se voi olla esimerkiksi interaktiota kahvilan kassalla asiakkaan ja työntekijän välillä tai esimiehen antamaa vuosittaista palautetta työntekijälleen. Se voi tarkoittaa myös kotiin postilaatikon kautta toimitettua tuoretta leipää joka päivä tai Netflixin tuottamaa käyttäjälle kohdennettua ehdotusta. Ja tällaisiin palveluihin olemme nykyaikana tottuneet! Haluamme yhä enemmän juuri itsellemme merkityksellisiä asioita ja turhan karsimista. Tähän ajatusmalliin eivät vanhat ja perinteiset, jopa siilomaiset, toimitilaympäristöt sovi. Ne eivät tue eivätkä ohjaa yhteisöjen käyttäytymistä kohti nykyaikaista toimintamalleja ja palveluntuottamisia.

Emme ole massaa edes tiloille

Haluamme personoituja tiloja! Tiloja, joissa saamme toimia päivän fiiliksen mukaan yksin sekä isommissa ja pienemmissä yhteisöissä joustavasti. Arjen toimintayksikkömme, esimerkiksi projektitiimi, haluaa muokata itselleen toimivan ympäristön eikä vain läpi koko yritysten kulkevaa ylibrändättyjä geneerisiä tiloja. Tilan on tarjottava mahdollisuudet ja inspiraation, jolla tiimi voi mukauttaa tilojansa lyhyenkin aikavälin toimintaan parhaaksi katsomallaan tavalla. Tässä kuussa se voi olla yksi iso pyöreä alue suunnittelutyön aktivoimiseksi ja ensi kuussa kenties hiljaisen, keskittymiseen tarkoitetun tilan maksimointia. 

Mutta samalla jokainen yksilö voi haluta parhaimmillaan valita päivän fiiliksen mukaan tekeekö töitä projektitiimin kanssa yhteisellä basaarialueella vai vetäytyykö läheiseen yleiseen kahvilaan, jossa on tuoreen pullan tuoksu saa olon kotoisaksi. Tai kenties hakeutuuko tilaan, jossa kohtaa täysin eri ympäristöstä tulevia ihmisiä, jotka parhaimmillaan tartuttavat uusia näkökulmia omaankin työhön. Ja tähän kaikkeen tulevaisuuden toimitilojen on kyettävä vastaamaan. Varsinkin, kun puhutaan alan kuin alan huippuosaajien rekrytointi vaatii olosuhteiltakin enemmän, kun osaajat haluavat itselleen sopivimmat tilat. Diversiteetin on yllettävä myös toimitiloihin asti, jotta tilat asettuvat työntekijöiden tarvitsemalle tasolle. 

Samalla tilojen pitäisi ottaa huomioon myös tiimien toimintamallit ja toiveet. Koska työteko tapahtuu useasti tiimimäisessä työmuodossa, on tilojen tuettava yksilöiden ja tämän pienen yhteisön, tiimin, tarpeiden ympärillä. Yksi mielenkiintoinen nousussa oleva tilojen ja toimintatapojen suunnittelun suuntaus onkin Neighbourhood Based Choice Environments (NCE), jossa erilasiten työtilojen ja kohtaamispaikkojen ympäristössä tiimille luodaan oma kotipesä, johon tiimi itsessään voi rakentaa juuri itselleen toimivan ja turvallisen kodin. Tähän tila muokkautuu ja elää tiimin mukana ja näin ollen päästään irti vanhasta pahimmillaan estävistä rakenteista. Juuroi tällaisilla malleilla mahdollistetaan sekä yksilön, että tiimin kuuntelu. 

Työn murroksessa tilan on luontevasti kannustettava erilaisiin työtapoihin

Miksi tilat ovat sitten tärkeitä ja miksi niihin tulisi panostaa? Kuten Oppimatkalla Mitä ajatella työstä vuonna 2020? Podcast toteaa tulevaisuuden työstä, tapahtuu yhteistyö tulevaisuudessa alustojen ja digitaalisten työkalujen kautta. Tällöin kasvotusten kohtaamiset laajentavat osaamista, rakentavatluottamusta ja törmäyttävät ideoita. Ja mitä paremmin tilat mahdollistavat tämän, sen hedelmällisempää yhteisön yhteistyö on.

Toisaalta kyse ei ole pelkästään yhteistyöstä. Vaikka digitalisaatio helpottaa yhteistyötä ilman läsnäoloa, on fyysisellä työtilalla yhä enemmän merkitystä työtä tekeville yksilöille ja yhteisöille. Heillä on tarve ja halu mukauttaa toimintaansa tarpeen mukaan. Eikä tila ole merkityksettömin tekijä kannustamaan tähän muutokseen. Parhaiten onnistunut tila innostaa tiimin, joka harvoin on tilankäytön ammattilainen, kokeilemaan jotakin uutta ja luovaa. Kuten Reworkin Redefining space  blogikirjoitus hyvin visioi, on mielenkiintoista ajatella, miten tilat voisivat toimia kuten Netflix ja ehdottaa meille jotain uutta ja innovatiivista. Sellaisen tilan suunnittelija pystyy tarjoamaan aidosti jotain vallankumouksellista. Tila on toimintatapojen muutoksen ytimessä.

Tilat voivat osoittaa johdon luottamusta työntekijöihin

Redefining space kirjoitus summaakin hyvin yksinkertaisesti syyt panostaa tiloihin. Työntekijät haluavat antaa panoksensa yritykselle, johon he uskovat. Tilat voivat muistuttaa yrityksen tavoitteista ja lisätä sen uskottavuutta. Vielä kuin samalla tilat voivat ruokkia luovuutta ja inspiraatiota, niin tilojen ylimalkainen tai pelkät kustannukset edelle tehty suunnitelma kuulostaa turhalta riskiltä yrityksen kannalta Eikä kyse ole pelkästä "hassun ja hauskan" liimaamisesta brändiväritetyn toimiston päälle! Tilat voivat osoittaa, että työnantaja välittää työntekijöistään ja luottaa heihin. Ping‑pong pöydät ja pleikkahuoneet voidaan väärinymmärtää firman yritykseksi tehdä työstä “hassu”, kun näillä aidosti osoitetaan luottamusta työntekijään. Työntekijät osaavat kyllä rakentaa työpäivänsä itse ja vastata työnsä suorittamisesta.

Toisaalta pelkät vempeleet eivät automaattisesti luo luottamusta. Oppimatkalla podcast nostaa nasevasti esille, että flipperit ja muut "hassut" vempeleet voivat olla ymmärtämättömän yrityksen keino koittaa roikkua hyvinvoinnin maailmassa. Kun aito hyvinvointi rakentuu aivan muusta, kuten kaikki lukuisat hyvinvoinnin kirjoitukset ja tutkimukset ovat osoittaneet. Esimerkkejä voi katsoa esimerkiksi Sosiaali‑ ja terveysministeriön Työhyvinvoinnin määrittelystä.

Me itse tiedämme vastauksen, tietämättä sitä itse

On vaikea ajatus edes kuvitella, että tällainen ympäristö voitaisiin rakentaa ilman aitoa henkilökunnan osallistamista. Eikä kyse ole mistään yksittäisestä nettikyselystä,  joka lähetetään koko henkilökunnalle ja uskotaan, että tällaisella tavalla saadaan oikeat vastaukset ja kaikki ovat todella tyytyväisiä. Tilojen on vastattava aitoon henkilöstöstä kumpuavaan tarpeeseen tilojen suhteen. Eivät he tietenkään välttämättä osaa sanoa suoraan, vaan tieto on jalostettava ulos ammattimaisella osallistamisella. Mutta se kannattaa, sillä lopputuloksena on personoitavat tilat, joilla saadaan sitä omaa extraa mitä työntekijät haluavat ja tarvitsevat parempaan lopputulokseen päästääkseen. Se voi olla työmuotoja, taustaääniä, tarjottuja makuja mutta ennen kaikkea palveluita, joita emme edes osaa odottaa. Tilan tulee joustaa ja mukautuu jatkuvasti mukautuviin tapoihimme yhteisöinä ja yksilöinä. Näin pystymme järjestämään elämämme paremmin työn murroksen äärellä. Murroksen, jossa vapaa‑aika ja työnteko sekoittuvat kuin koulussa käyttämämme vesiväripaletin päävärit muodostaen välivärin, joka avaa uuden ja ihmeellisen mahdollisuuden valkoisen paperin äärellä.

Teemu Sevon