11.03.2019

Henkilöstöjohtaminen kurkiauran kärjessä kunnissa

Henkilöstöjohtamisen hyvät käytännöt kunnissa olivat esillä KT Kuntatyönantajien HR-verkoston tilaisuudessa 12.2.2019, jossa myös Henryn terveiset menivät Marita Salon kautta kunnille. Aiheenamme oli organisaatioiden uudistuminen, itseohjautuvuus, johtamisen johtaminen sekä henkilöstöjohtamisen ketterä tulevaisuus ja HR:n rooli muutoksissa.

Henkilöstöjohtaja kunnan hermokeskuksessa ja uudistusten ytimessä

Verkoston kertomaa: ”Henkilöstöjohtaminen olisi yhtä arvostettu prosessi kuin talous julkisella sektorilla. Henkilöstöjohtamisen tulisi olla osallistavaa, luottamusta herättävää, työtä tukevaa, kannustavaa ja tiedolla johdettua.”

Henkilöstöjohdon roolia muutoksissa avasi henkilöstöjohtaja Kirsi-Marja Lievonen Vantaan kaupungilta: Vantaalla johdetaan uudistuen ja osallistuen. Henkilöstöjohdon roolina on olla ylimmän johdon kumppanina ja sparraajana muutoksessa sekä organisoida muutostuki kaupungin eri tasoille aina kaupunkitasolta toimialoille, palvelualueille ja -yksiköihin. HR voi kokea onnistuneensa sparrarina silloin, kun johto oikeasti yhteistyössä pohtii muutoksen läpivientiä HR:n kanssa ja henkilöstö voi kokea aidosti olleensa mukana muutoksessa. Muutostuen tarpeesta ja laajuudesta neuvotellaan ensimmäisessä vaiheessa palvelualuejohtajien kanssa.

Muutoksen johtamisen tuen tavoitteena Vantaalla on
• Helpottaa, edistää ja nopeuttaa organisaation toimintatavan muutosprosessia
• Auttaa vahvuuksien ja mahdollisuuksien tunnistamisessa
• Luottamuksen ja uskon vahvistaminen, resilienssin vahvistaminen
• Tukea muutoksen johtamista, jonka tavoitteena kestävä muutos
• Tukea digitaalisen palveluosaamisen kasvattamista

Tuen muotona voi olla coaching tai valmennukselliset osiot teemoittain. Tuki voidaan rakentaa prosessiksi tai ottaa yksittäisiä teemallisia tapaamisia/ työpajoja/ muutospajoja.

Tutkimusta kehittämisen tueksi

Verkoston kertomaa: ”Henkilöstöjohtaminen on luonut sellaisen ilmapiirin, joka tekee työyhteisöstä halutun ja kannustaa osaavaa henkilöstöä onnistumaan!”

HR-verkoston tavoitteena on tarjota myös uusinta tutkimustietoa kehittämisen tueksi. Uudistu ja onnistu hyvällä henkilöstöjohtamisella -tutkimuksen (Jari Hakanen, Anu Hakonen, Piia Seppälä & Riitta Viitala 2019) tulokset julkistettiin tässä tilaisuudessa ja niitä esittelivät Jari Hakanen Työterveyslaitokselta ja Anu Hakonen Vaasan yliopistosta. ARTTU2-ohjelman kunnissa tehdyn tutkimuksen mukaan kuntien henkilöstöjohtamisen vahvuudet liittyivät osaamisen ja työhyvinvoinnin johtamiseen, henkilöstöhankintaan sekä osallistumiseen ja viestintään. Kehittämiskohteet liittyivät palkitsemiseen ja suorituksen johtamiseen, varahenkilö- ja seuraajasuunnitteluun, muutoksen johtamiseen sekä työnteon ja työvoiman joustoihin. Korkea työn imun ja vähäisen työuupumuksen kunnissa joustoja tarjottiin enemmän, muutosta johdettiin ja viestittiin paremmin.

Toisin kuin muissa henkilöstöjohtamista ja muutosta koskevissa tutkimuksissa (mm. Anu Hakonen mittavien henkilöstövahvuuden muutosten henkilöstökäytännöistä, KT 2017) matalan työn imun ja korkean työuupumuksen kunnissa suorituksen johtaminen ja seuraajasuunnittelu oli järjestelmällisempää ja palkitsemista ja strategista henkilöstöjohtamista oli kehitetty pidemmälle. Tätä yhteyttä selitti kutenkin näiden henkilöstökäytäntöjen toteuttamistapa sekä tuottavuusvaatimusten korostuminen kunnan päämäärissä. Hyvän henkilöstöjohtamisen kunnissa henkilöstökäytäntöjä toteutetaan keskustellen ja siten henkilöstökäytännöt koetaan voimaannuttavina. Esimiestyö on tässä avainasemassa: Esimiesten on koettava omistajuutta henkilöstökäytäntöihin ja esimiestyötä on myös johdettava. Palveleva johtajuus ja työn tuunaaminen mahdollistivat puolestaan sopeutumisen muutoksiin ja sitoutumisen työpaikkaan.

Työn, johtamisen ja henkilöstöjohtamisen kehittämisen lisäksi tarvitaan koko organisaation kehittämistä, kun halutaan selviytyä muutoksista ja uudistuksista. Organisaation resilienssi näkyy VTT Minna Janhosen mukaan toiminnassa aktiivisena ja jatkuvana kehittämisenä, joka auttaa organisaatioita sopeutumaan ja toipumaan sekä pysymään toimintakykyisinä niin uudistuksissa kuin akuuteissa kriiseissäkin. Tällaisessa organisaatiossa rakennetaan vuorovaikutusta, opitaan muutosvalmiuksia ja johtamisessa ja kulttuurissa näkyy arvostus ihmisiä kohtaan.

Yhdessä oppiminen ja tekeminen

• edistää osallisuutta, vuorovaikutusta, tilannetietoisuutta ja tiedon kulkua
• rikkoo siiloja ja muokkaa kulttuuria
• lisää luovuutta ja innovatiivisuutta
• vahvistaa yhteistä suuntaa.

Resilienssi auttaa kompleksisen eli yhteenkietoutuneen maailman hallinnassa, jossa korostuvat sekä itseohjautuvuus että kollektiivinen älykkyys.

Ketterä HR ja itseohjautuvuus kunnissa

Verkoston kertomaa: ”Henkilöstöjohtaminen on sisäisen motivaation ja työn merkityksellisyyden johtamista, ihmisten vahvuuksien kartoittamista ja niiden hyödyntämistä. Johtajat tukisivat tätä sekä työntekijöiden työtä yhteisen menestyksen saavuttamiseksi”.

Yksi päivän aiheista oli itseohjautuvuus, josta tänä päivänä keskustellaan paljon myös työn murroksen yhteydessä. Henkilöstöjohtaja Päivi Autere Keski-Uudenmaan sotesta korosti Järvenpään kotihoidon kokeilun perusteella, että itseohjautuvuuteen kykenevän organisaation on saavutettava neljä avaintekijää pyrkiessään nopeaan toimintaan:

1) keskinäinen luottamus
2) yhteinen päämäärä
3) jaettu tietoisuus
4) jaettu päätösvalta

Valmentava johtaminen on kuitenkin perusta, sillä yksi itseohjautuvien tiimien epäonnistumisen syitä on johtamisen puute. Kokeilun perusteella on kehitetty työvälineeksi Itseohjautuvaa yhteispeliä -e-kirja. Kehittäjänä toiminut Muutoskuiskaaja Kati Toikka johdatteli kysymyksillään tietä itseohjautuvuuden kehittämiseen valmennuksen keinoin.

HR-palvelupäällikkö Laura Similä Espoon kaupungilta kertoi tarinan HR-asiantuntijoiden työn muutoksesta valmentajiksi. Neuvojasta asiantuntijaksi kasvaminen on edellyttänyt oman asiantuntijuuden vahvistamista, ammattiylpeyttä, yhteisten toimintatapojen ja asiakaslupausten tekemistä. Itsenäiset tiimit ja asiakasvastaavat on koulutettu ja coaching -menetelmä integroidaan toimintaan. Oppiminen jatkuu sisäisillä case-klinikoilla, jotta toimintaa muuttuisi enemmän asiakkaalle lisäarvoa tuottavaksi kumppanuudeksi toimialojen kanssa.

Muutosten onnistumisen avaimeksi nähtiin kaikissa päivän esimerkeissä valmentava johtajuus ja couchaus sekä esimiehille että asiantuntijoille.

HR-verkosto: Yhdessä uudistaen

KT Kuntatyönantajien HR-verkoston tehtävänä on edistää henkilöstöjohtamisen strategisuutta ja pitää esillä henkilöstöjohdon roolia ylimmän johdon kumppanina sekä kunta-alan hyviä HR-käytäntöjä. Verkosto on tarkoitettu niin HR-ammattilaisille kuin johtajille ja kehittäjille, jotka ovat työnantajan edustajia. Verkoston elinvoimaisuus ja kasvu on syntynyt yhdessä kehittämisestä sen alkujuurista alkaen, josta alkaa olla 10 v. Nyt verkostossa on 400 jäsentä.

Vantaan kaupungin henkilöstöteot Henryn kilpailussa

Vantaan kaupunki on voittanut kaksi kertaa Henryn ja Ilmarisen henkilöstöteko-kilpailun:

Vuonna 2005 Tuolin viemää – työnääriviivoja etsimässä dvd:llään, DVD:lle tallennettiin yksittäisten työntekijöiden arkipäivän tilanteita kärjistettyinä ja tarkoituksen oli käynnistää keskustelua työhyvinvoinnista työpaikoilla. Dvd oli alkujaan tarkoitettu vain kaupungin sisäisille kehittäjille, mutta yleisen kiinnostuksen takia sitä myytiin muuallekin – peräti 1000 kappaletta.

Vuonna 2017 oli vuorossa Tuunatun työn toimintatapa, jossa Vantaalla työntekijän on mahdollista olla töissä sen sijaan, että olisi sairauslomalla. Omaa työtä voidaan siis tuunata yhdessä esimiehen kanssa. Näin paluu työhön takaisin nopeutuu ja samalla voidaan hyödyntää työntekijän työpanosta työkyvyn tilapäisestä alenemisesta huolimatta.

Terttu Pakarinen & Kirsi-Marja Lievonen

Kirjoittajat:

Kehittämispäällikkö Terttu Pakarinen, KT Kuntatyönantajat, HR-verkoston vetäjä
Henkilöstöjohtaja Kirsi-Marja Lievonen, Vantaan kaupunki, KT:n valtuuskunnan puheenjohtaja

Lisää tietoa aiheista:

Itseohjautuvaa yhteispeliä (toim. Kati Toikka 2018)
http://www.e-julkaisu.fi/jarvenpaa/itseohjautuvaa-yhteispelia.

Jari Hakanen, Anu Hakonen, Piia Seppälä ja Riitta Viitala: Uudistu ja onnistu hyvällä henkilöstöjohtamisella. ARTTU2-ohjelman tutkimuksia nro 7. Acta nro 272. Työterveyslaitos, Vaasan yliopisto ja Suomen Kuntaliitto. Helsinki 2019.
http://shop.kuntaliitto.fi/product_details.php?p=3563

Kuntien henkilöstöjohtamisen tila ja tulevaisuus. Acta nro 271. Vaasan yliopisto ja Suomen Kuntaliitto. Helsinki 2018.
http://shop.kuntaliitto.fi/product_details.php?p=3516

Lisätietoa Henkilöstö strategisena resurssina -hankkeesta ja sen aiemmat julkaisut ovat saatavilla ARTTU2-ohjelman kotisivulla:
https://www.kuntaliitto.fi/asiantuntijapalvelut/henkilosto-strategisena-resurssina-osaprojekti

Nybondas-Kangas, Henrika & Pakarinen, Terttu ym. & Hakonen Anu (2017) Sote- ja maakuntauudistuksen henkilöstövaikutusten ennakkoarviointi. Valtioneuvoston selvitys- ja tutkimustoiminnan julkaisusarja 49/2017. http://tietokayttoon.fi/julkaisu?pubid=19901